Reuniões
U
m dos principais recursos para quem trabalha em equipe, é, sem dúvidas, a velha e boa reunião. Se você nunca participou de uma, não sabe o que está perdendo… :) Em um trabalho baseado na cooperação entre pessoas, o diálogo é uma chave fundamental e a reunião é o palco perfeito para que os diálogos se desenvolvam.
Mas como tudo nessa vida, as reuniões tem lá seus segredinhos para que resultem em avanços no trabalho e momentos agradáveis. Se não forem bem planejadas e conduzidas, as reuniões podem apenas significar uma enorme perda de tempo e um ataque mortal a qualquer motivação.
Conduzir uma reunião produtiva é algo que se pode conseguir, desde que se dê atenção a coisas básicas com objetividade, organização e controle do tempo.
Eis alguns pontos que podem ser úteis na condução de uma reunião produtiva: Experimente!
Estabeleça previamente os propósitos da reunião.
Para que uma reunião seja produtiva, todos os participantes devem estar preparados e esclarecidos sobre o motivo da reunião, bem como sobre o que será discutido nela. Reuniões de última hora devem ser evitadas. Envie para os participantes, com alguma antecedência, a pauta da reunião.
Convoque as pessoas certas.
É importante analisar o motivo da reunião, para que se possa convocar as pessoas que realmente forem indispensáveis para tratar sobre o assunto proposto. Reuniões com muita gente que não tem contribuições ao assunto da pauta, é desperdício do tempo de alguém..
Use a tecnologia disponível.
A tecnologia pode ser um grande apoio para os objetivos da reunião (no caso do uso de computadores, projetores, etc.) ou um grande motivo de disperssão (o sagrado celular de cada um).
Providencie que tudo esteja pronto e funcionando na hora marcada para o início da reunião. 15 minutos de antecedência são suficientes para isso!
Peça aos participantes que silenciem seus celulares e que os usem apenas em casos de real necessidade para os fins da reunião.
Comece no horário planejado.
Ao convocar a reuniâo, avise a todos que pretende começar no horário marcado pontualmente. Cumpra sua promessa e inicie os trabalhos na hora marcada, mesmo que seja apenas introduzindo o assunto e lendo a pauta, enquanto chegam os atrasados.
Pontualidade é algo que precisamos colocar em prática! Lembre isso a todos que chegarem depois do horário marcado. Eles procurarão não se atrasar na próxima reunião.
Abra a reunião explicitando brevemente os propósitos.
Ao iniciar a reunião leia o objetivo e a pauta da mesma, deixando-os visíveis durante toda a reunião.
Mantenha uma atitude ativa quanto ao foco de todos.
Como um maestro frente a uma orquestra, o condutor da reunião deve controlar a atenção e a participação de todos, chamando-os à colaboração ou interrompendo possíveis excessos do uso da palavra ou desvios de assunto.
Realize um bom controle do tempo.
Ter o controle do tempo da reunião é um enorme desafio para os condutores da mesma. Pode-se usar um grande relógio à vista de todos ou mesmo o cronômetro/alarme de celular para demarcar as etapas do trabalho. O importante é cumprir todos os objetivos da reunião.
Registre a memória da reunião.
Para que a conversa não se perca ou fique prolixa, registrar as principais idéias discutidas na reunião e os principais encaminhamentos. Pode-se partilhar esta ata da reunião, por email, com todos os participantes.
Avalie o processo.
Para ajudar você a aprimorar sua técnica, faça após a reunião uma pesquisa com os participantes sobre a mesma e seu processo de condução. É algo que estamos todos sempre aprendendo.